TTG Travel Experience: l’integrazione tra Business Travel e Fleet Management per una maggiore efficienza
Luca Talotta 
Gestione dei costi e transizione energetica le sfide cruciali per il futuro del settore viaggi d’affari.
L’integrazione tra Travel Management e Fleet Management rappresenta oggi una delle sfide più importanti per le aziende che vogliono migliorare l’efficienza operativa e ridurre i costi. Questo il tema centrale emerso durante la 61esima edizione del TTG Travel Experience di Rimini, dove esperti del settore si sono confrontati sul tema “Travel&Fleet: sarà l’anno della verità per l’integrazione tra le due funzioni? L’ottimizzazione dei trasporti nel business travel”.
Nel corso dell’incontro è stato presentato il Business Travel Lounge Lab, un osservatorio nato nel 2023 per promuovere la professionalizzazione dei Travel Manager e sviluppare soluzioni che ottimizzino la gestione dei viaggi aziendali. Il BT Lounge Lab ha svelato i risultati di una prima instant survey condotta tra le aziende sullo stato attuale della gestione della mobilità aziendale, evidenziando due sfide chiave per il prossimo futuro: la gestione dei costi crescenti e la transizione energetica.
L’integrazione tra Travel e Fleet Management: un’evoluzione necessaria
Secondo lo studio del BT Lounge Lab, solo il 30% delle aziende ha un Fleet Manager che ricopre anche il ruolo di Travel Manager. Questo dato evidenzia una mancanza di integrazione tra le due funzioni, che potrebbe invece generare significativi benefici operativi e strategici. Tra i vantaggi principali segnalati dai partecipanti, emergono:
- Una visione strategica e coordinata (79% degli intervistati)
- Un’integrazione ottimizzata tra i viaggi aziendali e la gestione della flotta (59%)
- Strategie integrate per la sostenibilità (indicato dal 62%).
Questi risultati dimostrano come una gestione unificata dei viaggi aziendali e dei veicoli possa portare a un miglioramento generale dell’efficienza operativa e alla riduzione dei costi, ma soprattutto a una maggiore sostenibilità.
Sfide principali: costi e sostenibilità
Il 76% degli intervistati segnala l’aumento dei costi come la principale sfida per il settore business travel, seguita dalla sostenibilità e transizione energetica (62%). Questi due aspetti sono diventati centrali per le aziende che devono affrontare un mercato in rapida evoluzione, dove l’ottimizzazione dei costi e l’adozione di soluzioni sostenibili sono prioritarie per rimanere competitive.
Sempre più aziende stanno cercando di adottare soluzioni di mobilità alternative, come il car sharing, bike sharing e scooter sharing, integrate nei loro programmi di viaggio. Il 60% delle aziende intervistate utilizza queste modalità per ridurre l’impatto ambientale e migliorare la flessibilità dei dipendenti durante gli spostamenti lavorativi.
Il ruolo delle nuove tecnologie: una gestione più intelligente
La gestione della mobilità aziendale non si limita alla semplice pianificazione dei viaggi. L’ottimizzazione degli spostamenti richiede l’adozione di tecnologie avanzate che permettano il monitoraggio in tempo reale dei viaggi e della flotta aziendale. Tuttavia, il 60% degli intervistati segnala difficoltà nell’implementazione di nuove tecnologie e nell’integrazione dei diversi sistemi utilizzati.
La sfida, dunque, non è solo legata alla gestione dei costi, ma anche alla capacità delle aziende di utilizzare strumenti digitali avanzati per migliorare l’efficienza operativa. Questi strumenti consentono di monitorare Key Performance Indicators (KPI), ridurre il rischio di sprechi e promuovere pratiche di sostenibilità aziendale.
Il parere degli esperti: una visione unificata
Durante il workshop, diversi esperti del settore hanno offerto il loro contributo, tra cui Liliana Rojas, Travel Mobility Manager di Enereco, che ha sottolineato l’importanza dell’integrazione tra Fleet e Travel Management:
«L’integrazione tra Fleet e Travel rappresenta un’evoluzione naturale per le aziende che mirano a ottimizzare i costi e migliorare l’efficienza operativa. Questa sinergia permette una gestione unificata sia dei veicoli aziendali che delle trasferte, offrendo un controllo centralizzato su spese, utilizzo delle risorse e impatto ambientale».
Anche Elena Saracino, Head of Italy di Pliant, ha espresso un punto di vista simile: «L’integrazione tra fleet management e travel management rappresenta una strategia innovativa per ottimizzare la gestione dei viaggi aziendali e delle flotte di veicoli. Grazie alla collaborazione con Visa, stiamo sviluppando le carte Fleet 2.0, che permetteranno alle aziende di gestire carte travel e fleet su un’unica piattaforma, semplificando ulteriormente i processi».
Nuove opportunità con il rent a car e la digitalizzazione dei processi
Un altro tema trattato è stato quello del noleggio di auto, punto di contatto tra il fleet e il travel management. Il rent a car viene utilizzato principalmente per auto pre-lease o come mezzo sostitutivo, ma sempre più aziende stanno adottando soluzioni di noleggio a breve termine per ottimizzare i costi di gestione e aumentare la flessibilità durante i viaggi di lavoro.
Il BT Lounge Lab ha evidenziato come il 60% delle aziende già utilizzi queste soluzioni di mobilità, con l’obiettivo di ridurre il numero di veicoli aziendali di proprietà e adottare modelli più flessibili e meno costosi.
Il futuro della mobilità aziendale: sostenibilità e ottimizzazione
Il dibattito al TTG Travel Experience ha posto l’accento su come le aziende debbano affrontare le nuove sfide del settore dei viaggi d’affari, che includono non solo la riduzione dei costi, ma anche la promozione di politiche di welfare aziendale, la sicurezza dei dipendenti e la sostenibilità. In questo contesto, l’integrazione tra fleet management e travel management appare sempre più come una soluzione vincente, in grado di garantire risultati tangibili sia dal punto di vista economico sia ambientale.
Il successo di questa integrazione dipenderà in gran parte dalla capacità delle aziende di adottare strumenti tecnologici avanzati, come le carte Fleet 2.0 e le piattaforme di monitoraggio in tempo reale, per gestire in modo unificato tutti gli aspetti della mobilità aziendale.
