Le novità introdotte dal governo nel corso della pandemia da Covid-19 hanno l’obiettivo di facilitare il lavoro il più possibile, consentendo a molte attività di proseguire anche durante il lockdown. Fino alla conclusione dello stato di emergenza, decretato il 31 gennaio 2020 e in vigore per sei mesi – salvo proroghe – il datore di lavoro può “mettere in smart working” il dipendente senza alcun precedente accordo tra le due parti. Ed è proprio in smart working che sta continuando a lavorare chi non è potuto tornare in ufficio. Con 2,7 milioni di lavoratori che resteranno – per il momento – ancora a casa. È proprio a coloro che manterranno lo smart working che vogliamo rivolgere i nostri consigli, fornendo un elenco di strumenti virtuali utili per agevolare le proprie attività lavorative da casa. I software e gli strumenti che andiamo a descrivere serviranno – nello specifico – a:

  1. organizzare e gestire le attività;
  2. condividere e archiviare il lavoro;
  3. comunicare efficacemente con il team aziendale.

Organizzare e gestire le attività: Google Calendar

Sia che si lavori in gruppo sia singolarmente, un calendario interattivo e funzionale non può mancare per lo svolgimento delle attività. Google Calendar è lo strumento più adatto per organizzare gli impegni di lavoro, appuntare le riunioni, le call, le ferie, i promemoria, le scadenze e ogni impegno professionale, con la possibilità di renderli consultabili da tutti, mediante browser o da un singolo dispositivo. Permette di utilizzare molteplici calendari in modalità condivisione, ideale quando la pianificazione delle attività coinvolge più gruppi di persone. Google Calendar offre inoltre l’opzione di sincronizzazione con dispositivi portatili come BlackBerry, iPhone e app per PC, ad esempio Outlook di Microsoft. È altresì disponibile l’opzione di inserimento del proprio numero di cellulare, allo scopo di poter ricevere un promemoria dell’evento sul telefonino (o anche sul proprio indirizzo e-mail).

Gestire e condividere le attività: Trello

Trello è un tool di project management con cui si possono organizzare i vari flussi di lavoro. Come? Attraverso la creazione di bacheche virtuali che si possono condividere con tutto il team di lavoro e contenenti delle task assegnabili ai vari membri del gruppo. Naturalmente, il programma consente di differenziare le task per progetto, cliente o stato delle attività, inserendo commenti, suggerimenti, indicazioni varie e allegati. Trello può essere inoltre implementato aggiungendo dei plugin per aumentare le funzionalità. Esistono più versioni di Trello. C’è quella gratuita, basica, con un numero illimitato di bacheche, ma con delle limitazioni in termini di attività da poter svolgere sulle singole schede (limite di allegati per un massimo di 10MB ). La versione con intelligenza aggiuntiva a disposizione dell’amministratore è la Business Class, che costa poco più di 100 euro all’anno e permette power up illimitati, con circa 250MB di alleati condivisibili e tutta una serie di funzioni potenziate che trasformano la bacheca di interdialogo in una vera e propria piattaforma operativa.

Tenersi al passo con l’informazione giornalistica: Simul News

L’accesso all’informazione è forse tra gli aspetti più importanti quando si è costretti in casa. Sono tante le realtà aziendali che – per poter svolgere il proprio lavoro quotidianamente – necessitano di un canale di accesso semplice e veloce all’informazione giornalistica. Simul News è un’edicola online che permette la consultazione di tutta la stampa italiana ed estera. Attraverso un software sfogliatore avanzato, Simul News consente di selezionare e scaricare in modo rapido le notizie per la rassegna stampa quotidiana tramite un unico abbonamento al portale. Le formule di sottoscrizione dell’abbonamento sono molto flessibili. Ci si può abbonare a seconda delle singole necessità, scegliendo una selezione limitata di quotidiani per la durata desiderata, ad esempio. Le funzioni dell’edicola online di Simul News sono rivolte a chiunque abbia a che fare giornalmente con la comunicazione e l’informazione. Tra le task più utili ricordiamo la visualizzazione delle notizie direttamente online, il salvataggio delle news e degli articoli in formato .pdf e .jpg, la ricerca delle informazioni per parole chiave, la possibilità di impostare degli alert per la pubblicazione di articoli o argomenti seguiti, la condivisione delle notizie con i colleghi e molto altro ancora.

Comunicare in team: Zoom

Zoom è uno strumento di comunicazione che – negli ultimi mesi – ha conosciuto un vero e proprio boom di utilizzi. La comodità del tool è innegabile, tanto che si attesta come lo strumento di punta per le comunicazioni a distanza. Grazie anche a un’interfaccia intuitiva e a un sistema di funzionamento molto semplice, che non richiede alcuna lista di partecipanti per avviare una call di gruppo. Basta solamente condividere il link dell’ambiente virtuale (chat) creato all’occorrenza, oppure – in alternativa – si condivide l’ID della chat creata per l’evento. Questo consente di mettere in collegamento video tutti i membri della chat (fino a 100 partecipanti) per 40 minuti nella versione gratuita. E con la possibilità di condividere schermo, documenti e file in generale. In questo periodo di emergenza sanitaria, tutti i piani a pagamento sono diventati gratuiti allo scopo di agevolare la didattica a distanza.

Trasferire i file: WeTransfer

WeTransfer si attesta come la piattaforma più utilizzata per il trasferimento di file, anche pesanti. La versione gratuita di questo software consente il trasferimento dei file via e-mail tra colleghi fino a 2GB. La comodità di WeTrasfer sta nella possibilità di inviare qualsiasi tipo di file senza occupare spazio sulla propria casella e-mail. I contenuti rimangono disponibili per un arco di tempo limitato, entro il quale il destinatario può scaricarli, una settimana solitamente, poi il sistema li elimina automaticamente. La versione a pagamento – WeTransfer Plus (circa 12 euro al mese) – consente l’invio di file molto grandi in modalità singola o divisa in più file. Aumenta il tempo di validità dei link per il download, archivia i dati sul cloud fino a 100GB. E offre le opzioni di personalizzazione del profilo. Lo smart working può continuare.